Membuat Buku Absensi / Daftar Kehadiran dengan Libreoffice Calc

Kita dapat memanfaatkan Libreoffice Calc untuk membuat buku absensi atau daftar kehadiran.

absen siswa
Buku absen biasanya terdiri dari beberapa kolom;
1. Nomor Absen
2. Nama Siswa
3. Tanggal
4. S, I, A, J (Sakit, Ijin, Absen, Jumlah)

Langkah-langkah membuat buku absen
1. Buka Libreoffice Calc
2. Buat Lembar Kerja Baru (Ctrl + N)
3. Isi beberapa baris pertama dengan judul buku absen
Misalnya pada baris ke-1 sampai ke-4 kita tulis;
DAFTAR KEHADIRAN SISWA
Kelas VIII B
MTs. Irsyaduth Thullab Tedunan
Tahun Pelajaran 2014/2015
sedangkan baris ke-5 kita biarkan kosong
4. Buat beberapa kolom untuk; Nomor Absen, Nama Siswa, Tanggal (31 kolom), S, I, A, dan J
Judul kolom No dan Nama kita tulis di baris ke-6. Tulis “No” pada sel A6. Pilih sel A6, A7, dan A8 untuk digabung/merge
5. Atur lebar kolom;
Kolom A (Nomor) : 0,7 cm
Kolom B (Nama) : 3,28cm
Kolom C—AK (tanggal dan SIAJ) : 0,2 cm
Pengaturan lebar kolom dapat dilakukan dengan menge-Klik kanan pada header kolom A, pilih Lebar Kolom, Isi dengan 0,7 cm

lebar kolom1lebar kolom nama

Isi sel C8 dengan tanggal, misalnya 1/7/2014

isi c8 dengan tanggal
Klik kanan sel C8 sehingga muncul Popup Menu. Klik Format Sel

format sel 1

Klik tab Angka, pilih kategori Tanggal dengan format dua digit, Bahasa Indonesia, Kode Format: DD. Klik Oke.

format sel tgl
Isi sel D8 dengan fungsi =C8+1
Pilih sel D8. Letakkan kursor mouse di sudut kanan bawah sel D8 sehingga muncul tanda plus (+).
Drag ke arah kanan hingga sampai ke sel AG8.
Isi sel AH8 sampai AK8 dengan S, I, dan A
Isi sel C7 dengan fungsi = C8
Klik kanan sel C7 sehingga muncul Popup Menu. Klik Format Sel
Klik tab Angka, pilih kategori Tanggal dengan format nama hari, Bahasa Indonesia, Kode Format: DDDD atau NNN.
Masih di pada kotak dialog Format Sel, klik tab perataaan. Atur perataan text vertikal: Tengah (vertikal), Arah Text, Derajat: 90. Klik Oke
Pilih sel C7. Letakkan kursor mouse di sudut kanan bawah sel C8 sehingga muncul tanda plus (+).
Drag ke arah kanan hingga sampai ke sel AG7.
Isi sel AH7 sampai AK7 dengan Sakit, Ijin, Absen, dan Jumlah.
Format sel AH7 sampai AK7 seperti format sel C7 (Arah text dibuat 90 derajat)
Isi sel C6 yang sudah digabung/merge dengan fungsi = C8
Klik kanan sel C6 sehingga muncul Popup Menu. Klik Format Sel
Klik tab Angka, pilih kategori Tanggal dengan format nama bulan dan tahun, Bahasa Indonesia. Ubah Kode Format dengan menambahkan kata bulan+spasi dengan diapit tanda petik: “Bulan “MMMM YYYY. Klik Oke

Untuk perekapan jumlah absensi siswa di komputer, kita dapat memanfaatkan fungsi COUNTIF dan SUM
Isi sel AH9 dengan fungsi =COUNTIF($C9:$AG9;AH$8)
Isi sel AI9 dengan fungsi =COUNTIF($C9:$AG9;AI$8)
Isi sel AJ9 dengan fungsi =COUNTIF($C9:$AG9;AJ$8)
Isi sel AK dengan fungsi =SUM(AH9:AJ9)
Mengcopy fungsi rekap absen per siswa
Pilih sel AH9 sampai AK9
Letakkan kursor mouse pada sudut kanan bawah sel AK9 hingga muncul tanda + (plus)
Drag ke arah bawah sampai sel A40 atau sesuai jumlah siswa
Pembuatan nomor Absen
Isi sel A9 dengan angka 1
Klik sel A9. Letakkan kursor mouse pada sudut kanan bawah sel A9 sehingga muncul tanda plus (+)
Drag ke arah bawah sampai sel A40 atau sesuai jumlah siswa

Membekukan jendela
Untuk mempermudah penggunaan absen kita dapat membekukan jendela (freez)
klik sel C9, klik menu Jendela, pilih Bekukan
Perlu diingat bahwa pembekuan ini juga berakibat pada tidak terlihatnya bari ke-1 sampai baris ke-5 yang berisi judul buku absen
Mengisi nama siswa
Isikan nama siswa pada kolomnama (mulai sel B9)
Kolom nama siswa perlu diformat agar nama siswa yang terlalu panjang tidak terpotong atau menerobos keluar sel
Pilih sel mulai B9 kebawah. Klik kanan sehingga muncul Popup Menu. Pilih format sel
Pada kotak dialog Format Sel klik tab perataan. Pada bagian atribut, beri centang pada kotak di sebelah kiri tulisan Susutkan sesuai ukuran sel yaitu dengan menge-klik-nya

Membuat rekap absen kelas harian
Isi sel di bawah nama siswa, misalnya di sel B41
Misalnya;
Jumlah Siswa
Jumlah Siswa Masuk
Tepat Waktu
Terlambat
Jumlah Siswa Tidak Masuk
Sakit
Ijin
Absen
Pengisian jumlah siswa lebih baik dilakukan secara manual karena mungkin ada mutasi siswa keluar/masuk
Pengisian jumlah siswa masuk dapat menggunakan fungsi matematika =jumlah siswa dikurangi jumlah siswa tidak masuk
Sehingga pada sel C42 dapat kita isi dengan fungsi =C41-C45
Pengisian jumlah tepat waktudapat memanfaatkan fungsi matematika = jumlah siswa masuk dikurangi siswa terlambat
Sehingga pada sel C43 dapat kita isi dengan fungsi =C41-C44
Pengisian jumlah siswa terlambat lebih baik dilakukan secara manual karena biasanya siswa yang terlmbat lebih sedikit dari pada siswa yang tidak terlambat
Pengisian jumlah siswa tidak masuk dapat memanfaatkan fungsi SUM
Sehingga pada sel C45 dapat kita isi dengan fungsi =SUM(C46:C48)
Pengisian jumlah siswa Sakit, Ijin, Absen dapat menggunakan fung COUNTIF
Sehingga pada sel C46 (Sakit) dapat kita isi dengan fungsi =COUNTIF(C$9:C$40;$AH$8)
Sehingga pada sel C47 (Ijin) dapat kita isi dengan fungsi =COUNTIF(C$9:C$40;$AI$8)
Sehingga pada sel C48 (Absen) dapat kita isi dengan fungsi =COUNTIF(C$9:C$40;$AJ$8)

Mengcopy fungsi rekap absen per hari
Pilih sel C41 sampai C48
Letakkan kursor mouse pada sudut kanan bawah sel C48 hingga muncul tanda + (plus)
Drag ke arah kanan sampai sel AG48

Mencoba mengisi absen digital/elektrik
Isi sel C9 sampai AG40 dengan ., s, i, atau a

Mengatur warna latar belakang dan bingkai
Untuk mempermudah peambacaan kita dapat mengatur warna latar belakang tiap bari atau sel
Pengaturan warna latar belakang dapat dilakukan dengan memilih sel yang akan diubah warna belakangnya
kemudian klik segitiga kecil pada toolbar Warna Latar Belakang dan klik warna yang diinginkan

Pengaturan bingkai atau garis tepi setiap sel dapat dilakukan dengan memilih sel-sel yang akan diatur bingkainya
kemudian klik segitiga kecil pada toolbar Bingkai dan jenis bingkai yang diinginkan

The following two tabs change content below.
Pelayan pelajar di MTs Irsyaduth Thullab masih belajar menulis, salah satunya di kebokata.blogspot.com

Faiq Aminuddin

Pelayan pelajar di MTs Irsyaduth Thullab masih belajar menulis, salah satunya di kebokata.blogspot.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *